`서면결의`는 일반적으로 회원이 총회에 직접 참석하지 못하는 경우 출석을 대신하는 방법으로 총회에 직접 참석이 어렵더라도 출석을 가능하도록 허용해 총회의 의사정족수를 편리하게 충족하기 위해서 인정한 제도다.
도시정비사업조합(이하 조합) 설립추진위원회(이하 추진위)의 경우에는 국토교통부 고시 제2018-102호에 첨부된 추진위운영규정 제22조에서 주민총회의 의결 방법에 관해 "②토지등소유자는 서면 또는 제13조제2항 각 호에 해당하는 대리인을 통해 의결권을 행사할 수 있다. 이 경우 서면에 의한 의결권 행사는 제1항에 따른 출석으로 본다. ③토지등소유자는 규정에 의해 출석을 서면으로 하는 때에는 안건 내용에 대한 의사를 표시해 주민총회 전일까지 추진위에 도착되도록 해야 한다"고 규정하고 있고, 조합의 경우에는 「도시 및 주거환경정비법」 제45조제5항에서 "조합원은 서면으로 의결권을 행사하거나 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 대리인을 통해 의결권을 행사할 수 있다. 서면으로 의결권을 행사하는 경우에는 정족수를 산정할 때에 출석한 것으로 본다. 1. 조합원이 권한을 행사할 수 없어 배우자, 직계존비속 또는 형제자매 중에서 성년자를 대리인으로 정해 위임장을 제출하는 경우 2. 해외에 거주하는 조합원이 대리인을 지정하는 경우 3. 법인인 토지등소유자가 대리인을 지정하는 경우. 이 경우 법인의 대리인은 조합 임원 또는 대의원으로 선임될 수 있다" 제7항에서 "총회의 의결 방법 등에 필요한 사항은 정관으로 정한다"고 규정하고 있으며, 표준정관 제22조에서는 총회의 의결 방법에 관해 "③조합원은 서면 또는 제10조제2항 각 호에 해당하는 대리인을 통해 의결권을 행사할 수 있다. 서면 행사하는 경우에는 제1항 및 제2항의 규정에 의한 출석으로 본다. ④조합원은 제3항의 규정에 의해 출석을 서면으로 하는 때에는 안건 내용에 대한 의사를 표시해 총회 전일까지 조합에 도착하도록 해야 한다"고 규정하고 있으며, 대부분의 조합이 이러한 내용의 정관을 두고 있다.
이같이 추진위나 조합이 위와 같은 내용의 운영규정 및 정관을 두고 있다고 가정하고, 조합원이 서면결의서상의 안건에 대한 찬반의 의사표시 없이 추진위 또는 조합에 제출한 경우 이러한 서면결의서를 제출한 자를 총회의 출석자 수에 포함할 것인지 여부가 문제가 된다.
이 문제에 관해서 추진위는 위 운영규정 제22조제3항에서 토지등소유자는 출석을 서면으로 하고자 할 때는 안건 내용에 대한 의사를 표시해 총회 전일까지 추진위에 도착하도록 하고 있고, 조합은 표준정관 제22조제4항에서 "조합원은 제3항의 규정에 의해 출석을 서면으로 하는 때에는 안건 내용에 대한 의사를 표시해 총회 전일까지 조합에 도착하도록 해야 한다"고 규정하고 있어 서면으로 출석을 하고자 할 때는 안건에 대한 찬반 여부에 대한 의사를 표시해 서면결의서를 제출해야 출석으로 인정할 수 있을 것이다.
따라서 위와 같은 규정을 두고 있는 추진위 및 조합은 총회를 개최할 때 서면결의서에 대한 출석 여부를 확인함에 있어서 안건에 대한 찬반 표시 여부를 확인한 후 출석 여부를 결정해야 할 것이다.
`서면결의`는 일반적으로 회원이 총회에 직접 참석하지 못하는 경우 출석을 대신하는 방법으로 총회에 직접 참석이 어렵더라도 출석을 가능하도록 허용해 총회의 의사정족수를 편리하게 충족하기 위해서 인정한 제도다.
도시정비사업조합(이하 조합) 설립추진위원회(이하 추진위)의 경우에는 국토교통부 고시 제2018-102호에 첨부된 추진위운영규정 제22조에서 주민총회의 의결 방법에 관해 "②토지등소유자는 서면 또는 제13조제2항 각 호에 해당하는 대리인을 통해 의결권을 행사할 수 있다. 이 경우 서면에 의한 의결권 행사는 제1항에 따른 출석으로 본다. ③토지등소유자는 규정에 의해 출석을 서면으로 하는 때에는 안건 내용에 대한 의사를 표시해 주민총회 전일까지 추진위에 도착되도록 해야 한다"고 규정하고 있고, 조합의 경우에는 「도시 및 주거환경정비법」 제45조제5항에서 "조합원은 서면으로 의결권을 행사하거나 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 대리인을 통해 의결권을 행사할 수 있다. 서면으로 의결권을 행사하는 경우에는 정족수를 산정할 때에 출석한 것으로 본다. 1. 조합원이 권한을 행사할 수 없어 배우자, 직계존비속 또는 형제자매 중에서 성년자를 대리인으로 정해 위임장을 제출하는 경우 2. 해외에 거주하는 조합원이 대리인을 지정하는 경우 3. 법인인 토지등소유자가 대리인을 지정하는 경우. 이 경우 법인의 대리인은 조합 임원 또는 대의원으로 선임될 수 있다" 제7항에서 "총회의 의결 방법 등에 필요한 사항은 정관으로 정한다"고 규정하고 있으며, 표준정관 제22조에서는 총회의 의결 방법에 관해 "③조합원은 서면 또는 제10조제2항 각 호에 해당하는 대리인을 통해 의결권을 행사할 수 있다. 서면 행사하는 경우에는 제1항 및 제2항의 규정에 의한 출석으로 본다. ④조합원은 제3항의 규정에 의해 출석을 서면으로 하는 때에는 안건 내용에 대한 의사를 표시해 총회 전일까지 조합에 도착하도록 해야 한다"고 규정하고 있으며, 대부분의 조합이 이러한 내용의 정관을 두고 있다.
이같이 추진위나 조합이 위와 같은 내용의 운영규정 및 정관을 두고 있다고 가정하고, 조합원이 서면결의서상의 안건에 대한 찬반의 의사표시 없이 추진위 또는 조합에 제출한 경우 이러한 서면결의서를 제출한 자를 총회의 출석자 수에 포함할 것인지 여부가 문제가 된다.
이 문제에 관해서 추진위는 위 운영규정 제22조제3항에서 토지등소유자는 출석을 서면으로 하고자 할 때는 안건 내용에 대한 의사를 표시해 총회 전일까지 추진위에 도착하도록 하고 있고, 조합은 표준정관 제22조제4항에서 "조합원은 제3항의 규정에 의해 출석을 서면으로 하는 때에는 안건 내용에 대한 의사를 표시해 총회 전일까지 조합에 도착하도록 해야 한다"고 규정하고 있어 서면으로 출석을 하고자 할 때는 안건에 대한 찬반 여부에 대한 의사를 표시해 서면결의서를 제출해야 출석으로 인정할 수 있을 것이다.
따라서 위와 같은 규정을 두고 있는 추진위 및 조합은 총회를 개최할 때 서면결의서에 대한 출석 여부를 확인함에 있어서 안건에 대한 찬반 표시 여부를 확인한 후 출석 여부를 결정해야 할 것이다.
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